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Per emergenza si intende qualsiasi situazione in cui esiste un pericolo imminente per i beni, gli animali o l’integrità fisica delle persone.
Nella gestione aziendale, una crisi aziendale è intesa come una minaccia alla sopravvivenza di un’azienda o di un’area di business significativa.
La gestione delle crisi è una forma particolare di leadership di massima priorità, il cui compito è evitare o gestire tutti quei processi aziendali che altrimenti sarebbero in grado di compromettere in modo sostanziale la continuità dell’impresa o addirittura di renderla impossibile (fonte: The Big Encyclopaedia of Business, 2009).
La gestione della continuità operativa (inglese: business continuity management, BCM) si riferisce allo sviluppo di strategie, piani e azioni per proteggere le attività o i processi la cui interruzione causerebbe gravi danni o perdite devastanti all’organizzazione (come le interruzioni dell’attività), o per consentire operazioni alternative. L’obiettivo è quindi quello di garantire la continuità dell’azienda.
Un manuale di crisi comprende scenari e approcci, parti interessate (interne, esterne), organizzazione della crisi, ecc. Sostituzioni, processo di allerta, strumenti per il lavoro del personale, numeri di telefono importanti e liste di controllo.
Un team di crisi in un’azienda di medie e grandi dimensioni comprende idealmente un manager di crisi (ad esempio, il CEO), un leader del team di crisi (ad esempio, il COO), funzioni di staff (ad esempio, operazioni, risorse umane, comunicazioni) e un team di supporto. In un’azienda di piccole dimensioni, almeno due funzioni manageriali formano il team di crisi.
Ciò dipende dalle dimensioni dell’organizzazione e dalla sua complessità. Un team di crisi è composto da un minimo di due persone; nelle grandi aziende un team di crisi può comprendere cinquanta o più membri.
Questo non è mai possibile. Una squadra di crisi funziona solitamente come un’organizzazione di milizia. Ciò significa che chiunque possa venire, dà una mano. È quindi opportuno che le funzioni del team di crisi siano composte da almeno tre persone, se possibile (1a priorità, 2a priorità, sostituto o rimpiazzo).
Gli stakeholder o portatori di interesse sono persone per le quali è importante il comportamento di una determinata azienda a causa dei loro interessi (ad esempio, azionisti, dipendenti, clienti, fornitori).
Le 4C sono le diverse discipline della gestione delle crisi. C1: Comando (organizzazione della crisi), C2: Comunicazione (comunicazione della crisi), C3: Assistenza (cura delle persone o dei parenti colpiti) e C4: Conformità (rispetto di tutte le disposizioni legali e delle linee guida interne).
Per un’esercitazione di gestione delle crisi, viene sviluppato uno scenario realistico per la rispettiva organizzazione. L’esercizio si svolge in modo annunciato o non annunciato. Si deve anche definire se le organizzazioni partner devono essere coinvolte e se l’esercitazione deve svolgersi solo nel team di crisi (table top) o anche sul luogo del danno.
Un’esercitazione da tavolo o da scrivania è un’esercitazione pianificata. Nessun incidente (ad es. esplosioni, incendi, ecc.) viene affrontato su base 1:1, ma i relativi approcci alle soluzioni vengono trattati teoricamente nel team di crisi.